TOMA DE DECISIONES EN LA ADMINISTRACION

La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración). La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial (aún cuando no se evidencie un conflicto latente).

La toma de decisiones a nivel individual se caracteriza por el hecho de que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una solución a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, deberá ser capaz de resolverlo individualmente tomando decisiones con ese específico motivo.

En la toma de decisiones importa la elección de un camino a seguir, por lo que en un estado anterior deben evaluarse alternativas de acción. Si estas últimas no están presentes, no existirá decisión.

Para tomar una decisión, cualquiera que sea su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución. En algunos casos, por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección pueden tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la organización, para los cuales es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema.

ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la administración. Algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a los comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides, o a los métodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas pre-industriales, dada su escala pequeña, no se sentían obligadas a hacer frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.

Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de esta forma el nacimiento formal de la administración. Sin embargo es en el Siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de manera científica, y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la revolución industrial.

Siglo XIX

Algunos piensan en la administración moderna como una disciplina que comenzó como un vástago de la economía en el siglo XIX. Los economistas clásicos tales como Adam Smith y John Stuart Mill proporcionaron un fondo teórico a la asignación de los recursos, a la producción, y a la fijación de precios. Al mismo tiempo, innovadores como Eli Whitney, James Watt y Matthew Boulton, desarrollaron herramientas técnicas de producción tales como la estandarización, procedimientos de control de calidad, contabilidad analítica, y planeamiento del trabajo. Para fines del siglo XIX, León Walras, Alfred Marshall y otros economistas introdujeron una nueva capa de complejidad a los principios teóricos de la Administración. Joseph Wharton ofreció el primer curso de nivel terciario sobre Administración en 1881.

Siglo XX

Durante el siglo XX la administración fue evolucionando en la medida en que las organizaciones fueron haciéndose más complejas y las ciencias como la ingeniería, la sociología, la psicología y la teoría de sistemas fueron desarrollándose.

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EFICIENCIA, EFICACIA, EFECTIVIDAD EN LA ADMINISTRACION

Eficiencia

En la definición de los planes de trabajo, los presupuestos y los métodos de trabajo tiene mayor prevalencia la eficiencia. Tiene relación inmediata con las actividades, operaciones y procesos en la obtención o producción de bienes y servicios.

Eficiencia tiene que ver con el grado o cantidad en que se utilizan los recursos de la organización para realizar un trabajo u obtener un producto. Desde luego el recurso humano es importante para el logro de una alta eficiencia, que implica la mejor manera de hacer o realizar las cosas (mínimo de esfuerzo y costo); por tanto una alta eficiencia supone la optimización en el uso de los recursos a utilizar. También "eficiencia es la relación entre lo que se consigue y lo que puede conseguirse". La eficiencia se centra en los medios.

La eficiencia E puede definirse por la relación: E = P/R,

siendo P la cantidad de producto obtenido, y R la cantidad de los correspondientes recursos utilizados.

* Ejemplo 1. Una máquina produce inicialmente 100 piezas de plástico, utilizando 120 Kg. de chips de resina (materia prima).

La eficiencia del sistema (máquina) es de 0.833 pieza de plástico por Kg. de chip

El grado de utilización de resina es de 1.20 Kg. de chips/pieza.

Se efectúan algunos ajustes en el diseño de los moldes, y ahora se logra utilizar 115 Kg. de chips para obtener 100 piezas.

La eficiencia del sistema (máquina) ahora es de 0.870 pieza de plástico por Kg. de chip

El grado de utilización de resina ahora es de 1.15 Kg. de chips/pieza.

La eficiencia en la producción del equipo ha mejorado en 4.44%.

Esta mayor eficiencia se traduce en un ahorro de 5 Kg de chips por cada 100 piezas de producto, o en un menor consumo de 4.17% de chips: [(1.20 – 1.15)/1.20]*100.

La eficiencia puede alcanzar un valor máximo del 100% respecto al valor estándar pre-establecido de producción del equipo o sistema. Veamos el siguiente ejemplo:

* Ejemplo 2. Un taller fabrica muebles de madera de cierto diseño, que requiere 25 pies cuadrados de madera. Se ha determinado que las cantidades estándar de pegamento y de mano de obra a utilizar son de 0.5 Kg. y 4 horas-hombre, respectivamente.

Eficacia

La eficacia mide el grado de cumplimiento de los objetivos o metas propuestos por la organización; esto es, mide la capacidad de obtener o lograr resultados. La eficacia se centra en los fines (en tanto que la eficiencia lo hace en los medios o recursos). En la formulación de la estrategia y de los objetivos estratégicos prevalece la eficacia.

* Ejemplo 5. La meta de producción para el mes de junio debe ser de 105 piezas por hora, y la meta de utilización de chips debe ser 1.10 Kg. por pieza obtenida.

La producción promedio obtenida en el mes es de 102 piezas por hora, y el consumo unitario de chips es 1.06 Kg. por pieza.

La eficacia de nuestra unidad de producción será:

o Respecto a la meta de producción horaria: 102/105 = 97.1%.

o Respecto a la meta de consumo unitario de chips: 1.00/1.06 = 94.3%

Lo deseable es ser eficaces al 100%.

Efectividad

Existen actividades humanas donde la relación de eficiencia y eficacia tiene connotaciones que merece la pena considerar. Veamos por ejemplo, un deporte colectivo que puede tener un vínculo económico importante en la sociedad actual, como el fútbol. Un equipo puede tener el balón en su poder, mediante jugadas preciosistas, la mayor parte del lance: ¡Qué eficiencia para tener el balón a su disposición la mayor parte del tiempo dejuego! Pero ocurre que el equipo contrario con unas pocas jugadas simples logra anotar un par de goles y ganar el partido: ¡Qué tal efectividad! ¿Qué es mejor en este caso, eficiencia o eficacia? La respuesta es obvia, aunque no pocos podrían opinar que el factor suerte o azar pudo estar presente para ganar la competición.

Lo deseable es ser al mismo tiempo altamente eficiente y eficaz, como se puede inferir del cuadrante eficiencia-eficacia. Sin embargo en un servicio de salud o de seguridad pública posiblemente deberá ponderarse la eficacia frente a la eficiencia.

Ser altamente efectivo implica actuar bajo la mejor relación de "equilibrio" o "ponderación" entre eficiencia (mejor uso de los recursos en las actividades cotidianas) y eficacia (alcanzar el logro de las metas u objetivos de la organización), según sea cada situación que se enfrenta.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos100/eficiencia-eficacia-efectividad-productividad-competitividad-administracion-y-operacion/eficiencia-eficacia-efectividad-productividad-competitividad-administracion-y-operacion.shtml#ixzz3GPtgvsY7

TEORIA DE LA ADMINISTRACION SEGUN HENRI FAYOL

Henri Fayol fue uno de los principales contribuyentes al enfoque clásico de la administración. Nació en Estambul, en el seno de familia burguesa, vivió las consecuencias de la Revolución Industrial y más tarde, la Primera Guerra Mundial. Se graduó en ingeniería de minas a los 19 años, en el año 1860, e ingresó a una empresa metalúrgica y carbonífera, donde desarrolló toda su carrera. A los 25 años fue nombrado gerente de las minas y a los 47 ocupó la gerencia general de la Compagnie Commentry Fourchambault et Decazeville, que entonces se hallaba en situación difícil. Su administración fue muy exitosa. En 1918 entregó la empresa a su sucesor, en una situación de notable estabilidad.

Fayolismo

También llamada "Administración positiva","Enfoque Anatómico" y "Enfoque del proceso administrativo". su aporte principal fue el de escribir sobre problemas no estudiados por Taylor, ya que mientras Taylor concentra sus estudios en el taller o la fabrica, Fayol lo hace a nivel de la dirección, creando lo que algunos llaman escuela de "jefes". Hizo grandes contribuciones a los diferentes niveles administrativos. Escribió Administration industrielle et générale, el cuál describe su filosofía y sus propuestas.

Los principios de administración de Fayol

Fayol dividió las operaciones industriales y comerciales en catorce grupos:

• División del trabajo: Induce a la especialización y por lo tanto promueve eficiencia.
• Autoridad y responsabilidad: Quien tiene el poder avalado por un cargo, tiene que responder por los resultados de su gestión.
• Disciplina: Es sinónimo de respeto.
• Unidad de mando: Cada empleado tiene que responder a un solo jefe.
• Unidad de dirección: Todos los miembros de una organización deben trabajar en pos de los mismos objetivos.
• Subordinación del interés particular al general: Son prioritarios los intereses de la organización y luego los personales.
• Remuneración del personal: La retribución por el trabajo debe ser acorde a las tareas desempeñadas y justas.
• Jerarquía: Representa la cadena de mando, quién manda a quién. Hay que respetarla dirigiéndose al inmediato superior/inferior.
• Orden: Se puede sintetizar con la frase “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” . De esta forma se evitan demoras en búsquedas infructuosas de por ejemplo las herramientas de trabajo.
• Equidad: Es sinónimo de justicia y trato igualitario para con todos los empleados.
• Estabilidad del personal: Se le debe dar al trabajador el tiempo suficiente para aprender y asimilar las tareas encomendadas.
• Iniciativa: Se debe estimular y valorar los aportes efectuados por el personal que favorezcan a la empresa.
• Unión del personal: Se refiere a la armonía en los vínculos para que el clima laboral sea agradable.
• Centralización: Se refiere a la afluencia hacia la cabeza de mando quien tomara las decisiones. Cuanto más grande sea la organización menor será la centralización.

PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo en su concepción más sencilla se puede definir como la Administración en acción, o como el conjunto de fases sucesivas a través de las cuales se efectúa la Administración, las cuales se interrelaciónan y forman parte de un Proceso Integral que llevarán a la Empresa a su optimización. Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

El proceso Administrativo, de acuerdo con los tratadistas más reconocidos de la rama, consta de dos fases; mecánica y dinámica, que a su vez forman las cuatro etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control.

Planeación

Forma parte de la fase "mecánica" de la administración y es en esta etapa donde inicia el Proceso Administrativo. La planeación, como comienzo va acompañada del cuestionamiento:¿Qué se quiere hacer? o ¿Qué se va a hacer?, en esta etapa se determinan la visión, misión, propósitos, objetivos y estrategias; se realizan la formulación de políticas y reglas, y el establecimiento de programas, presupuestos y procedimientos para alcanzar el éxito del organismo social. Dicho de otra manera la administración implica la formulación de planes estratégicos, tácticos y operativos con resultados a corto, mediano y largo plazo, y aquí la planeación proporcionara las bases para el inicio de cualquier ente.

Organización

La etapa de organización, corresponde a la fase "mecánica" de la administración y responderá a la cuestión «¿cómo se va a hacer?» o «¿quién lo va a hacer?» La obtención de eficiencia sólo se logra mediante el ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte de determinado grupo social, y la planeación, implantará una metodología de división del trabajo y coordinación; jerarquización, departamentalización y descripción de funciones que permitan la magnificencia de la empresa.

Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer" o bien los objetivos que se pretenden alcanzar durante la etapa de planeación, será necesario determinar "cómo hacerlo", qué medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a través de la organización.

Dirección

También llamada ejecución, comando o liderazgo esta etapa se encuentra dentro de la fase "dinámica" de la Administración. En esta etapa el líder imprime su estilo propio de dirección, coordinando, guiando y supervisando los esfuerzos de los colaboradores para alcanzar las metas de la organización.

El elemento principal de la dirección es "ver que se haga", y es en ésta donde la toma de decisiones e integración son factores trascendentales para el grupo. Una buena dirección comprende de la habilidad del administrador para ejercer: capacidad de mando, motivación, comunicación y supervisión así como lograr una adecuada valoración y desarrollo de subalternos.

Control

Ultima etapa del proceso administrativo, que responde a la cuestión «¿cómo se ha realizado?» Es aquí donde se compara el resultado de las actividades con el estándar o modelo establecido a fin de detectar desviaciones y adoptar medidas correctivas oportunas.Al ser ésta una etapa de la fase dinámica, se encuentra en constante retroalimentación. El control se encuentra íntimamente ligado a la planeación, pues a través del control se puede reiniciar la planeación de modo que se logren las metas establecidas.

CONCEPTO BASICO DE ADMINISTRACION

Es la ciencia social aplicada o tecnología social que tiene por objeto de estudio las organizaciones, y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por dicha organización.

Características de la administración:

1. Universal: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque siempre tiene que existir una coordinación sistemática de medios. Los elementos esenciales en todas las clases de administración serán los mismos, Por ejemplo: en el estado, en las fuerzas armadas, instituciones hospitalarias o religiosas, en la empresa; aunque lógicamente existan variantes accidentales.

2 . Especifica: Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos, el fenómeno administrativo es específico. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica.

3. Unidad temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único. En todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado los elementos administrativos. Es por eso que nunca se deja de mandar, controlar, organizar, etc.

4. Unidad jerárquica: Todos cuando tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. De está forma la empresa forma un solo cuerpo administrativo; desde el gerente general, hasta el último mayordomo.

5. Valor instrumental: La administración es un medio para alcanzar un fin. Se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos. 

6. Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles de un organismo formal.

7. Interdisciplinaria: La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, economía, psicología, derecho, etc.

8. Flexible: Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.